Последнее кадровое мероприятие

Что является основанием для заполнения отчета Порядок работы с СЗВ-ТД (c 01.07.2021 г.) Изменение реквизитов уже переданного в ПФР кадрового мероприятия Отмена кадрового мероприятия

В каждом кадровом документе у вас есть флаг Запись электронной трудовой книжки (1).

Именно наличие этого флага определяет, попадет ли данный кадровый документ в заполнение очередного отчета СЗВ-ТД или нет. Этот флаг не относится к выбранному сотрудником способу ведения трудовой книжки. Рядом с этим флагом есть кнопка Зарегистрировать (2).

Ей вы можете воспользоваться, чтобы сразу же создать отчет СЗВ-ТД на основании данного документа.

• 
• После того как отчет на основании кадрового документа создан, в кадровом документе появляется ссылка на него (1), а также предупреждение в шапке документа о том, что данные сведения уже были переданы в ПФР и кнопка для необходимости изменить отосланные в ПФР сведения (2).
• 

В кадровых документах (Прием на работу, Увольнение, Кадровой перевод) предусмотрено поле Наименование документа. По умолчанию оно заполнено наименованием Приказ и будет выводиться в форму СЗВ-ТД в графу 7 «Наименование документа». В поле можно указать другой документ из списка Наименования документов. При необходимости список можно расширить.

2. Документы Регистрация трудовой деятельности

(БП 3.0: Зарплата и кадры– Электронные трудовые книжки)

(ЗУП 3.1: Кадры– Электронные трудовые книжки)

В документе есть кнопка Данные до 2020 г. с помощью которой можно вносить информацию о кадровых мероприятиях до 2020 г., поэтому созданное таким образом мероприятие также попадет в отчет СЗВ-ТД. Также, этот способ годится для внесения мероприятий, которые отсутствуют в виде кадровых документов в 1С:Бухгалтерия.

Так, внесем по сотруднику Могов данные о приеме на работу в 2016 г. Создадим сначала документ Регистрация трудовой деятельности, затем отчет СЗВ-ТД на его основании.

1. 
2. 
3. 

3. Документы «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» и «Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

• (БП 3.0: Зарплата и кадры– Электронные трудовые книжки)
• (ЗУП 3.1: Кадры– Электронные трудовые книжки)
• Документы предназначены для занесения информации о способе выбора сотрудником электронной трудовой книжки (в бумажном виде или в электронном), а также информации об отмене уже сделанного выбора.
• 
• 

Порядок работы с СЗВ-ТД

С 01.07.2021 г. реализованы определенные нововведения касающиеся заполнения отчета СЗВ-ТД:

1. Изменения в СЗВ-ТД

• Исключено заполнение сведений об отчетном периоде
• Заполнение графы «Код выполняемой функции» в соответствии с «ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий» (принят и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст)
• В форме документа, если дата документа больше или равна 01.07.21, появляется ссылка для возможности указания прежнего работодателя,
• Если в настройках организации или подразделения указаны территориальные условия РКС или МКС, то в документе заполняется реквизит «Тер.условия»
• В графе «Код выполняемой функции» указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей), состоящее из пяти цифровых знаков в формате «ХХХХ.Х», где:

1. первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий

2. пятый знак — контрольное число.

Заполнение происходит на основании данных, указанных в кадровых документах

2. Изменения в программе

• В карточке должности коды ОКЗ и ОКПДТР теперь непосредственно не указываются. Для заполнения статистических отчетов теперь используются коды, указанные для трудовой функции, выбранной в должности.
• При обновлении на релизы 3.1.14.433/3.1.17.94 (февраль 2021) коды в существующих трудовых функциях заполнились данными из должностей, в которых эта трудовая функция выбрана.
• Если одна и та же трудовая функция выбрана в должностях с разными кодами, коды в ней при обновлении не заполнились совсем в связи со сложившейся неопределенностью.
• Если вы ранее заполняли в должностях коды с целью заполнения статистических отчетов, но трудовые функции не указывали, то после обновления необходимо (для заполнения этих отчетов в дальнейшем) в должностях указать трудовую функции с такими же кодами.
• Если в справочнике должностей трудовые функции заполнены, то для их заполнения в позициях штатного расписания можно воспользоваться дополнительной обработкой, доступной на странице релизов (Заполнение трудовых функций в позициях штатного расписания (для СЗВ-ТД)).

3. Трудовая функция

В справочник Трудовые функции можно попасть разными путями:

• Напрямую, Настройка — Трудовые функции
• При заполнении справочника Кадры — Должности (если не ведется Штатное расписание)
• При заполнении позиции Штатного расписания на вкладке Дополнительно
• Напрямую из кадрового документа

Если в расшифровке мероприятия СЗВ-ТД, подаваемого с начала июля 2021, у вас трудовая функция не указана, вам необходимо будет: зайти в документ, регистрирующий данное мероприятие (в примере – Кадровый перевод), провалиться в поле Трудовая функция, создать нужную запись трудовой функции с кодом, полученным из ОКЗ, провести документ, после чего вернуться к СЗВ-ТД и перезаполнить его. В идеале — указать предварительно трудовую функцию в позиции Штатного расписания. Тогда она выберется автоматически при формировании кадрового документа.

1. 
2. 
3. Проваливаемся в поле Код по ОКПДТР (F4 или нажимаем на выпадающий список и Показать все)

Поиском по ключевым словам находим позицию, наиболее всего соответствующую нашей должности/профессии. Выбор позиции жестко не регламентирован, поэтому никаких однозначных рекомендаций мы дать не можем, руководствуйтесь здравым смыслом. Равно как и уверенно можно сказать, что никаких наказаний за «некорректность» выбранного кода не последует.

Поля кодов по ОКПДТР и ОКЗ заполнились. Верхний код можно не указывать. Вносим наименование трудовой функции.

• Сохраняем изменения и выбираем в кадровом документе данную трудовую функцию.
• Перезаполняем СЗВ-ТД

Изменение реквизитов уже переданного в ПФР кадрового мероприятия

Если что-нибудь изменить в кадровом документе (например, сведения о мероприятии, которые были переданы в ПФР, или просто отменить проведение), прежняя запись регистрируется как отмененная. После повторного проведения измененного или снятого с проведения документа сформируется новое мероприятие.

1. 1. При изменении в форме СЗВ-ТД будет сформировано две строки — первая строка с ранее переданными сведениями (серого цвета – признак отмены), вторая строка — с новыми измененными данными о мероприятии
2. 2. При снятии документа с проведения формируется одна строка с ранее переданными сведениями о мероприятии (серого цвета – признак отмены)
3. Если в кадровом документе меняются сведения, которые не передаются в фонд (например, суммы постоянных начислений), то при проведении документа новое мероприятие в последующем формироваться не будет.

1. Внесение изменений через «Изменить документ»

• Внести корректировку в принятые сведения можно двумя способами:
• Сразу в кадровом документе, с помощью которого было зарегистрировано кадровое мероприятие по кнопке Изменить документ

СЗВ-ТД при переводе на другую должность

О любом важном кадровом событии работодатели должны информировать ПФР. Для этого они используют форму СЗВ-ТД. Переводы работников внутри организации тоже нужно отражать в отчёте. Не все перемещения стоит учитывать — некоторые из них не относятся к значимым. Как правильно заполнить и сдать СЗВ-ТД при переводах, расскажем в нашей статье.     

Посвятите время развитию бизнеса, а мы заполним и сдадим СЗВ-ТД за вас

Полное сопровождение бухгалтера по заработной плате + бизнес-ассистент от 2100 рублей в месяц

Узнать подробнее

Переводом на другую работу считается любое изменение трудовых функций, местоположения или структурного подразделения, которые меняют условия трудового договора и отражаются в нём. Если изменений в договоре нет, данные о переводе сотрудника в СЗВ-ТД включать не нужно.

Кадровое событие (перевод) Вносим в СЗВ-ТД?

на другую должность	да
в другое структурное подразделение	да
из совместителей на основного работника и наоборот	да
с постоянной работы на временную и наоборот, с изменением должности	да
смена наименования должности или названия подразделения	да
на удалённую работу или неполный рабочий день	нет
на должность работника, ушедшего в отпуск, на больничный или в декрет	нет
на другую ставку (полную или неполную)	нет
смена фамилии работника в связи с замужеством	нет

При изменении условий договора требуется письменное согласие работника. Работодатель, как правило, оформляет дополнительное соглашение к договору, в котором прописываются все изменения. Подписание этого соглашения подтверждает согласие работника с новыми трудовыми условиями.

Наряду с переводами, в отчёт должны попадать и другие кадровые события:

• Приём или увольнение работника;
• Получение новой профессии, специальности или квалификации;
• Переименование организации-работодателя;
• Решение суда по запрету занимать определённую должность;
• Выбор формы ведения трудовой книжки;
• Отмена кадровых событий, внесённых ранее.

Если в течение месяца вместе с переводом произошло любое из вышеуказанных событий с работником (кроме приёма и увольнения), на него составляется один отчёт на все кадровые события.

В форму отчёта СЗВ-ТД внесены изменения в соответствии с Постановлением Правления ПФР от 21.04.2022 № 62П, и новый бланк ввели в действие с 19 августа 2022 года.

Применяется следующий порядок оформления отчёта СЗВ-ТД при изменении должности:

• В 1 разделе отчёта вносятся данные по организации-страхователю: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН, КПП;
• 2 раздел заполняют страхователи, которые выступают правопреемником реорганизованных юридических лиц. Оставляем пустым;
• В 3 разделе вносим данные застрахованного лица, на которого заполняем отчёт: ФИО, дата рождения, СНИЛС;
• 4 раздел применяется при подаче заявления работника на ведение трудовой книжке в электронной или в бумажной форме. Не заполняем;
• 5 раздел, главный в отчёте. Туда включаются сведения о кадровых событиях:
  • Во 2 графе ставим дату кадрового события;
  • В 3 графе указываем кадровое событие — ПЕРЕВОД;
  • 4 графа заполняется, только если деятельность ведётся в районах Крайнего Севера или в приравненным к ним местностям (в этом случае ставят код РКС или МКС);
  • В 5 графе пишем должность (профессию) на которую переводится работник;
  • В 6 графу ставим код выполняемой функции в соответствии с классификатором ОК 010-2014. Заполняется в обязательном порядке;
  • 7 графу пропускаем (используется только при увольнении);
  • В 8,9,10 графах указываем Приказ, его номер и дату;
  • 11 графу не заполняем;

• 6 раздел: нужно указать должность руководителя организации, поставить его подпись, расшифровку (ФИО), дату и печать (если она есть).

Обратите внимание, что при заполнении графы 3 раздела 5 нужно ставить только разрешённые коды и наименования кадровых событий из следующего списка:

Cписок кадровых событий

Допускается указывать код и наименования кадрового события (например, 1—ПРИЕМ), либо только наименование события.

Рассмотрим пример: приказом директора ООО «Профи», менеджер продаж Павлов А.А. с 19 августа 2022 года переводится на должность начальника отдела продаж.

Образец СЗВ-ТД при переводе на другую должность:

Образец СЗВ-ТД при переводе на другую должность

Кроме перевода на другую должность, есть и другие варианты изменений условий труда в договоре с сотрудником: перевод в другой отдел или организацию, перевод с с временной работы на постоянную.

Рассмотрим примеры оформления основной таблицы отчёта (раздел №5) по указанным кадровым случаям. Все остальные разделы заполняются так же как и в предыдущем образце.

СЗВ-ТД при переводе в другое подразделение

hidden>

Отражаем перевод бухгалтера отдела снабжения Петровой С.С. бухгалтером в отдел продаж ООО «Профи» с 12 сентября 2022 года:

СЗВ-ТД при переводе в другое подразделение

hidden>

Такой перевод возможен в двух случаях:

• При реорганизации предприятия (слиянии, разделении, присоединении, выделении, преобразовании);
• При изменении подведомственности или подчинённости организации.

В первом случае оформляется два СЗВ-ТД на работника: от реорганизуемой организации и от организации в которую он переводится.

Пример: ООО «Парус» присоединилось к ООО «Салют», и бухгалтер по заработной плате Пименова Н.Н. переводится с одной организации в другую с 1 сентября 2022 года. В графе 3 нужно указать причину события (ПЕРЕВОД) и куда переводится сотрудник (в ООО «Салют»).

Раздел 5 СЗВ-ТД от ООО «Парус»:

• 
  Раздел 5 СЗВ-ТД
• в СЗВ-ТД ООО «Салют» обязательно заполняется раздел 2:
• 
  Раздел 2 СЗВ-ТД
• Раздел 5 СЗВ-ТД от ООО «Салют» (графа 3 — ПЕРЕВОД из ООО «Парус»):
• 
  Раздел 5 СЗВ-ТД (перевод)

hidden>

Представим ситуацию: на время продолжительной болезни одного из сотрудников, его функции временно выполняет другой человек. Его взяли на работу с определённым сроком.

Проходит время, и предыдущий работник увольняется по состоянию здоровья. Временный перевод стал постоянным. Нужно сделать перевод на постоянную работу.

Делается дополнительное соглашение к трудовому договору и издаётся приказ по переводу на постоянную работу.

Пример: Соловьёв С.А. временно временно работал помощником дистпетчера. С 19 августа 2022 года решено перевести его на постоянную работу в должности диспетчера.

Образец заполнения 5 раздела СЗВ-ТД при переводе на постоянную работу:

Образец заполнения 5 раздела СЗВ-ТД при переводе на постоянную работу

hidden>

СЗВ-ТД с информацией по переводу работников на другую работу и иным кадровым мероприятиям, кроме приёма и увольнения, нужно подавать в срок не позднее 15 числа следующего за месяцем, в котором произошли эти события.

При приёме и увольнении работников СЗВ-ТД сдаётся не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа (подпункт В пункта 1 Постановления Правительств РФ от 26.04.2020 №590).

Боитесь допустить ошибку в отчёте СЗВ-ТД?

Заполните и сдайте его онлайн с помощью сервиса «Моё дело».

Отчет СЗВ-ТД: сдача в СФР, сроки

!

С 2023 года форму СЗВ-ТД отменили. Теперь она входит в состав отчёта ЕФС-1, который сдают в новый Социальный фонд, объединивший ФСС и ПФР.

Последний раз СЗВ-ТД сдавали за декабрь 2022 года — до 16 января 2023 года. Для периодов с 2023 года надо сдавать Сведения о трудовой деятельности, входящие в ЕФС-1.

В этой статье мы рассказываем, как сдавали СЗВ-ТД до 2023 года, а также как сдать корректировку за истекший период.

Когда происходит кадровое событие, добавляйте его в карточку сотрудника в разделе «Трудовая». 

Всего в карточке отражаются четыре события:

1. Перевод на другую должность,
2. Переименование работодателя,
3. Присвоение новой профессии, специальности или квалификации (установление),
4. Судебный запрет занимать должность.

Приём и увольнение попадают в отчёт автоматически. Эти события создаются, когда вы принимаете или увольняете человека в разделе «Сотрудники».

Несколько полей нужно будет заполнить вручную. Например, при увольнении — написать причину, статью и пункт Трудового кодекса, документ-основание с датой.

Шаг 2: перейдите в задачу «Сдать отчёт СЗВ-ТД»

Проверьте кадровые события. Если каких-то событий не хватает, то добавьте по кнопке «Создать события». Если всё добавлено — сдайте отчёт по итогам месяца.

При найме и увольнении отчёт сдают сразу. Максимальный срок — один рабочий день после издания приказа.

Если никаких событий не было, сдавать СЗВ-ТД не нужно. Просто нажмите в задаче «‎Готово».

Что делать, если уже сдали СЗВ-ТД на бумаге или через другой сервис?

Перейдите в событие и нажмите «Я уже отправил это событие ПФР». Эти сведения не попадут в отчёт.

Что такое «отменяющее» событие?

Отменяя событие, вы говорите пенсионному фонду: «Вычеркните, пожалуйста, строчку из трудовой книжки».

Автоматически отмены создаются в трёх случаях:

1. Вы удалили сотрудника,
2. Изменили тип договора с трудового на любой другой,
3. Меняли дату приёма или увольнения после отправки сведений в ПФР.

Эльба будет считать, что кадровые события по сотруднику были созданы ошибочно, поэтому предложит отправить по ним признак отмены.

Вручную отмены создаются двумя способами:

1. В разделе «Сотрудники» → ФИО сотрудника → «Трудовая» → «Создать событие» → «Отменяющее».
2. В отчёте со списка событий. Отменить можно любое событие, кроме заявлений на трудовую, приёма и увольнения сотрудника.

Где взять UUID?

UUID — это код события в базе данных ПФР. Код нужно указать, когда отменяете событие, переданное не через Эльбу. Предположим, в феврале вы сдали СЗВ-ТД на бумаге и показали, что приняли сотрудника 1 октября. В пенсионном фонде этому событию присвоили UUID. А в ноябре вы вспомнили: на самом деле сотрудник принят 2 октября.

Попросите у сотрудника сведения из электронной трудовой книжки, там будет указан UUID. Сведения можно получить в личном кабинете на сайте ПФР: Запросить → История обращений → Справка в формате XML. Нужно открыть файл с помощью браузера или блокнота, а затем найти тег «UUID».

Удалили сотрудника по ошибке. Как восстановить и не отправить лишних сведений?

Создайте новую карточку во вкладке «Сотрудники», заполните личные данные.

В ближайшей задаче «Сдать отчёт СЗВ-ТД» появятся кадровые события сотрудника. Перейдите в отменяющее событие и нажмите «Я уже отправил это событие ПФР». Так вы дадите Эльбе понять, что повторно отправлять сведения не нужно.

Работник подал заявление на бумажную трудовую, а потом передумал на электронную. Что делать?

Если уже отправили сведения о выборе бумажной трудовой, а потом сотрудник предпочёл электронную, отмену делать не надо. Создайте событие → «‎Электронная трудовая»‎. Этого достаточно.

Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. Нужно ли отражать в отчёте?

Сначала сотруднице нужно обратиться в СФР для замены СНИЛС. После того, как она получит новый документ, измените фамилию во вкладке «‎Сотрудники» → «‎Личные данные». Затем сформируйте отчёт c новой фамилией.

Смена фамилии — это не кадровое событие, поэтому специально отражать в СЗВ-ТД ничего не нужно.

Нужно ли подавать отчёт СЗВ-ТД на сотрудников, работающих по ГПХ?

Работа по ГПХ не входит в стаж, и в трудовую книжку сведения о ней не вносятся. 

Сотрудник по ГПХ или учредитель переходит на трудовой договор. Как создать запись о приёме в СЗВ-ТД?

Изменив тип договора с ГПХ на трудовой автоматически создастся отменяющее событие. Дата изменения будет той, когда вы сменили галку договора.

Сотрудник прекращает работу по трудовому договору, переходит на ГПХ или продолжает деятельность в качестве учредителя. Как создать запись об увольнении в СЗВ-ТД?

Измените тип договора на ГПХ и Эльба автоматически создаст отменяющее событие. Дата изменения будет той, когда вы сняли галку с трудового договора.

Что такое код занятия и где его взять?

С 1 июля 2021 года для событий «приём» и «перевод» нужно заполнять графу «Код выполняемой функции». В этом поле указывается специальный код из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ). 

Код занятия состоит из пяти знаков в формате XXXX.X. Первые четыре знака обозначают группу занятий, последний знак — это контрольное число. Код отражает содержание деятельности сотрудника, поэтому при поиске кода важно в первую очередь учитывать его основное занятие, а не должность.

Чтобы найти нужный код было проще, можно использовать такой порядок:

1. Поиск по классификатору. Некоторые названия занятий в классификаторе всё же совпадают с должностью сотрудника, например, психологи, гиды, повара. Поэтому вы можете использовать поиск по документу (Ctrl+F), указав в поле поиска должность сотрудника. 

2. Поиск по описаниям. Для каждого кода есть не только краткое название, но и подробное описание с примерами должностей. Поиск по описаниям поможет, когда название кода очень общее и включает несколько разных должностей. 

3. Поиск по основной группе. В классификаторе есть 10 основных групп:

   • 1 — Руководители
   • 2 — Специалисты высшего уровня квалификации
   • 3 — Специалисты среднего уровня квалификации
   • 4 — Служащие, занятые подготовкой и оформлением документации, учётом и обслуживанием
   • 5 — Работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности
   • 6 — Квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства
   • 7 — Квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий
   • 8 — Операторы производственных установок и машин, сборщики и водители
   • 9 — Неквалифицированные рабочие
   • 0 — Военнослужащие

   Определите, к какой группе относится занятие вашего сотрудника и найдите среди кодов этой группы подходящий. Если не уверены, что код подходит, прочитайте описание.

Если эти способы не помогли найти нужный код, можно попросить помощи у трудового инспектора. Найдите ваш регион на сайте Роструда, чтобы узнать контакты.

В запись о приёме не подтягивается должность, указанная при создании сотрудника

Это сделано специально. Если вы поменяете название должности в карточке сотрудника, Эльба не сможет определить, требуется ли отменять предыдущее кадровые событие. К тому же сервис не всегда знает, актуальная ли должность указана в данный момент. Поэтому в отчёте вам нужно указать её самостоятельно.

Почему нет кнопки для завершения задачи, если ее вернули в актуальные?

Такая ситуация может возникнуть, если отчет уже был ранее отправлен, но потом потребовалось сдать корректировку и задачу вернули в актуальные. Либо после отправки получили отрицательный протокол.

Для того чтобы завершить задачу, нужно нажать «Перевыслать отчет». После этого появится возможность нажать «‎Сделано».

Отправлен отчёт с неверными данными приёма или увольнения. Как исправить?

Если ошибка в приказе о приёме на работу, нужно отправить отменяющее событие + новое с корректными данными:

1. Измените в карточке сотрудника дату приёма.
2. В задаче по СВЗ-ТД появится два события: отменяющее и новое с изменённой датой.
3. Если событие приёма ещё не было отправлено в СФР, то создастся только новое.

Если ошибка в приказе при увольнении, надо отправить отменяющее событие + новое с корректными данными:

1. Зайдите в карточку сотрудника → «Уволен» → «Восстановить».
2. Теперь нажмите «Работает» → затем «Уволить».
3. В СЗВ-ТД появится отменяющее и новое событие. Дата = дата отмены увольнения.
4. Если событие увольнения ещё не было отправлено в СФР, то создастся только новое.

Подставленную Эльбой дату отмены нельзя отредактировать, но она не важна для СФР.

Отменяющие события приёма или увольнения нельзя создать вручную — только автоматически при перечисленных выше условиях.

Статья актуальна на  20.02.2023

СЗВ-ТД: юридические и технические тонкости

На правах рекламы

Не позже 16 марта компаниям и ИП предстоит уже во второй раз направить сведения о трудовой деятельности сотрудников по новой форме СЗВ-ТД (утв. постановлением Правления ПФР России от 25 декабря 2019 г. № 730п ).

Отдельные нюансы ее заполнения раскрыл сам ПФР на своем сайте, но остались и неразрешенные вопросы. Кроме того, внимание следует уделить и технической стороне отчетности.

Изучим, как правильно заполнить и подать форму СЗВ-ТД без последующих претензий со стороны проверяющих.

Напомним, новая форма появилась вследствие ввода электронных трудовых книжек. Поэтому данные, передаваемые с помощью формы СЗВ-ТД, во многом схожи с записями в трудовых книжках классического бумажного вида.

Есть ряд кадровых мероприятий, которые следует занести в отчетность СЗВ-ТД при условии, что они произошли после 1 января текущего года. Так, отчитаться нужно, если с работником, к примеру, подписан трудовой договор или, наоборот, был расторгнут (п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г.

№ 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ), п. 1.4, 2.5.3-2.5.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД»; далее — Порядок).

Направить новую отчетность полагается и тогда, когда у компании изменилось наименование.

Кроме того, подать форму СЗВ-ТД следует, если работник уже решил сохранить за собой бумажную трудовую книжку или же отказаться от нее в пользу электронной.

Напомним, фирмам и ИП предписано по 30 июня письменно объяснить суть поправок работникам и рассказать об обязанности сделать свой выбор — а работники должны до окончания 2020 года направить ответное заявление о форме своей трудовой книжки (п. 4 ч.

1 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ; далее — Закон № 439-ФЗ).

К слову, закон прямо не запрещает передумать до конца декабря относительно судьбы своей трудовой книжки, причем даже несколько раз. Если такое случилось и от сотрудника получено еще одно заявление, необходимо снова направить форму СЗВ-ТД в ПФР, проставив при этом отметку в графе «Признак отмены».

Отметим, что при подаче СЗВ-ТД на работника впервые, нужно отразить в ней не только событие, послужившее основанием для направления отчетности, но и последнее кадровое мероприятие на 1 января текущего года (п. 1.7 Порядка). Например, трудоустройство или перевод на другую работу.

Если же в январе один и тот же работник, к примеру, сначала получил вторую профессию, а затем был переведен на другую работу, зафиксировать в СЗВ-ТД нужно оба этих факта, и кроме того последнее событие на 1 января 2020 года.

Добавим, что за всех сотрудников отчитываться не нужно — исключительно по мероприятиям в отношении конкретных работников и их заявлениям о трудовой книжке. Более того, если в январе не произошло никаких кадровых событий, направлять «нулевую» отчетность также не нужно, законодательство такой обязанности не предусматривает.

Учитываются кадровые мероприятия в отношении абсолютно всех работников, включая трудящихся дистанционно или по совместительству. А в отношении физлиц, которые сотрудничают с компанией по договору гражданского-правового характера (например, подряда), отчитываться не нужно.

Периодичность направления формы СЗВ-ТД в текущем году — один раз в месяц, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным (п. 1.6 Порядка).

В марте эта дата выпадает на воскресенье, выходной день, поэтому последний срок подачи отчетности переносится на понедельник, 16 марта. Такой же перенос дат был и в феврале (с 15 на 17 февраля).

Начиная со следующего года правила усложняются: по таким мероприятиям, как прием на работу и увольнение, крайним сроком отчетности будет рабочий день, следующий за днем издания приказа.

Форму СЗВ-ТД нужно направить в фонд в электронном виде, исключение составляют лишь компании, где трудится меньше чем 25 человек — такие работодатели вправе отчитаться на бумаге (п. 2.6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.9 Порядка). При этом обеспечить техническую готовность к нововведениям обязан сам работодатель (п. 3 ч. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Поэтому важно проверить, позволяет ли установленное в компании программное обеспечение правильно и вовремя отчитаться по форме СЗВ-ТД. Конфигурации предоставляемые компанией «СервисКлауд» для ведения кадрового делопроизводства имеют описанные выше возможности, а с услугой автоматического обновления ваши базы обновляются автоматически при выходе новых версий программы 1С.

В системе 1С присутствует сама форма, а порядок документооборота получил обновления для взаимодействия с ПФР.

Специалисты компании «СервисКлауд» поясняют, что в ПФР следует направить специальное заявление. Оно располагается в регламентированных отчетах на вкладке «Уведомления». Нужно использовать функцию «Создать», а затем — выбрать в списке документ «Заявление на подключение к ЭДО ПФР».

Эксперты подчеркивают также, что такое заявление работодатель обязан подать вне зависимости от того, заключено ли соглашение с ПФР об электронном документообороте.

При заполнении кадровых документов («Прием», «Увольнение», «Кадровый перевод») нужно использовать флаг «Отразить в трудовой книжке». При этом для первых двух документов программа устанавливает флаг автоматически, а для документа «Кадровый перевод» необходимо проставить его самостоятельно.

В случае возникновения вопросов, пользователи сервиса Scloud могут получить консультацию профильного специалиста. Приятным бонусом являются и проводимые в период отчетности вебинары, а также видеоуроки по частым вопросам на канале YouTube и самоучитель 1С для пошагового обучения работе с системой.

Добавим, что специальных санкций за ошибки, допущенные при заполнении формы СЗВ-ТД, пока не установлено. Но это не исключает привлечения к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КОАП за нарушение законодательства в сфере труда, поэтому к работе с новой отчетностью следует подходить ответственно.

Какие кадровые мероприятия отражаются в ЕФС-1

Сведения о приеме, увольнении, перемещениях, т. е. данные о кадровых изменениях, для отражения на лицевом счете застрахованного лица подлежат сдаче в Социальный фонд России по форме ЕФС-1. Разбираемся, как правильно внести информацию в отчет.

Сведения о трудовой деятельности лица по бланку СЗВ-ТД должны были предоставляться в территориальные органы ПФР всеми категориями работодателей (организации и индивидуальные предприниматели). Постановлением правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п утвержден вид отчета, порядок заполнения, какие кадровые мероприятия отражаются в СЗВ-ТД, срок и форма предоставления.

С 2023 года, после возникновения Социального фонда России, отчетность, направляемая ранее в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования, объединена в один отчет — ЕФС-1, который включил в себя и СЗВ-ТД.

Новый отчет предоставляется, как и СЗВ-ТД, работодателями любой юридической формы:

• юридическими лицами;
• индивидуальными предпринимателями, имеющими сотрудников.

Сдается он по форме и в порядке, утвержденном Постановлением правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п, для электронного вида — № 246п от той же даты.

Документом утвержден срок направления информации по штатным изменениям у работодателя:

• прием или увольнение работника (расторжение договора ГПХ) — не позже рабочего дня, следующего за днем совершения штатных перемещений;
• приостановление или возобновление трудовой деятельности сотрудника — не позднее следующего рабочего дня;
• перевод на другую должность — до 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Таким образом, отдельно СЗВ-ТД при проведении штатных мер с 2023 года не предоставляется, сведения о перемещении кадрового состава направляются в территориальный фонд Социального фонда России в немного измененном формате — в составе ЕФС-1.

Обратите внимание, что изменились сроки направления данных по персонифицированным сведениям в результате перемещения с должности на должность. До 1 января 2023 сведения по кадровому мероприятию «перевод» в СЗВ-ТД представлялись в срок не позже 15-го числа месяца, который следует за месяцем проведения штатных изменений по сотруднику (п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Сейчас срок сдачи в случае иного кадрового мероприятия (перевод, переход на электронную трудовую книжку и т. п.) — не позднее 25-го числа следующего месяца.

В отличие от СЗВ-ТД, единая форма сведений предоставляется и в отношении лиц, трудоустроенных по договорам гражданско-правового характера.

В ЕФС-1 направляются данные по:

• приему;
• увольнению с указанием причин;
• приостановлению (возобновлению).

Вносится в форму вид штатного мероприятия, согласно Постановлению правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, следующим образом:

В случае отсутствия изменений в штате организации раздел с нулевой отчетностью в Социальный фонд России не сдается.

Где в ЕФС-1 отражать кадровые мероприятия

Информация о штатных изменениях по работнику отражаются в подразделе 1 1 раздела 1 единой формы сведений.

Обращаем внимание, что заполнению подлежит графа, где указывается дата (число, месяц, год) приказа на прием, увольнение, перевод (ранее — дата кадрового мероприятия в СЗВ-ТД), а не дата фактического начала или окончания выполнения трудовой обязанности.

В случае наличия ошибки в сданной ранее форме ЕФС-1 следует сформировать подраздел с записями отмены. Корректирующая форма отчета ЕФС-1 не предусмотрена Постановлением правления ПФР № 245. Как это делается?

В графе по признаку отменяющей записи проставьте символ «Х». Если необходимо, введите мероприятия кадрового учета с правильными параметрами.

Кадровое мероприятие отправляется как с отменяющим одновременно, так и отдельно. Количество исправлений в подразделе 1.1 ЕФС-1, включая последнее кадровое мероприятие, закон не ограничивает.

Предоставление неполных или недостоверных сведений влечет за собой административный штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).

Форма СЗВ-ТД – для подачи сведений в электронную трудовую

Сведения о кадровых мероприятиях по работникам за декабрь, а также заявления о переходе на электронную трудовую книжку, поданные в течение этого месяца, должны быть представлены в Пенсионный Фонд по форме СЗВ-ТД не позднее 15 января следующего года. По тем сотрудникам, по которым информация по СЗВ-ТД пока вообще не подавалась, и они не пожелали перейти на электронную трудовую книжку, требуется направить в ПФР ту же самую форму. Но только указать в ней нужно последнее кадровое мероприятие по работнику за весь период его деятельности до 1 января 2020-го. В этом случае СЗВ-ТД необходимо подать до 15 февраля следующего года. Об этом напомнила эксперт по трудовому праву Елена Карсетская на вебинаре компании Такском.

Эксперт обратила внимание аудитории на то, как формируются сведения в электронной трудовой книжке. Это происходит следующим образом. В Пенсионном Фонде на каждого работника заводится электронный лицевой счет. На нем делаются такие же записи, какие и в бумажной трудовой книжке.

Формируются они на основании информации из электронной формы СЗВ-ТД, которую работодатель подает в ПФР отдельно по каждому своему сотруднику. В том случае, если человек выбирает трудовую книжку на бумажном носителе, сведения о его трудовой деятельности фактически дублируются на электронном лицевом счете.

Форма СЗВ-ТД и правила ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 370п. 

Какие сведения отражает работодатель в электронной форме СЗВ-ТД 

• В форме СЗВ-ТД обязательно указывается информация о выборе работником бумажной или электронной книжки. Ну и, конечно же, здесь отражаются все его кадровые мероприятия:
• — прием на работу;
• — увольнение;
• — перевод на другую постоянную работу;
• — установление второй или следующей профессии или иной квалификации;
• — лишение права в соответствии с решением суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
• — переименование работодателя.

При приеме на работу или увольнении сведения по форме СЗВ-ТД должны быть представлены не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. В других случаях – не далее 15-го числа следующего месяца. 

Как подается форма СЗВ-ТД и по каким работникам 

Если у работодателя в штате — 25 человек и более, то он должен подавать СЗВ-ТД в электронном виде. Если же у него — менее 25 работников, то он может представлять эти сведения на бумаге. Но уже рассматривается законопроект Минтруда, разрешающий подавать форму в бумажном виде организациям со штатом не более 10 человек.

СЗВ-ТД требуется направлять в ПФР только по тем работникам, с которыми заключены трудовые договоры. По физлицам, работающим на гражданско-правовых договорах, отчитываться по этой форме не нужно. На практике приходится сталкиваться с различными ситуациями, по которым специалисты кадровой службы и бухгалтерии задают многочисленные вопросы. Приведем некоторые из них.

1. Нужно ли работодателю подавать СЗВ-ТД по самозанятому лицу, с которым заключен трудовой договор?
2. Если с этим работником заключен трудовой договор – нужно, если гражданско-правовой – нет.
3. Необходимо ли представлять такую форму по работнику-иностранцу?
4. Если он работает на территории России, то нужно.
5. А как быть, если сотрудник компании трудится за границей по договору о дистанционной работе?

В этом случае форму СЗВ-ТД подавать не надо, поскольку российское законодательство не распространяется за пределы РФ. При этом Минтруд рекомендует заключать с такими лицами гражданско-правовые договоры.

Требуется ли отчитываться по СЗВ-ТД по работнику-пенсионеру?

Так же, как и по всем остальным сотрудникам. 

Подавать форму СЗВ-ТД на генерального директора тоже нужно 

Договор с генеральным директором бывает, как правило, срочный. По окончании срока действия договор прекращается и затем, вполне возможно, с тем же самым лицом заключается новый. Разумеется, информация обо всем этом представляется в ПФР.

Каким образом это происходит? Если договор расторгнут – на следующий день в ПФР направляется СЗВ-ТД, договор подписан – также на следующий день представляется СЗВ-ТД.

При этом в форме рекомендуется указывать номер приказа, которым генеральный директор назначается на должность.

СЗВ-ТД: кто сдает и когда, что это такое, как заполнить образец, можно ли подать на бумаге или электронно и как это сделать

Отчет СЗВ-ТД подают в пенсионный фонд о сотрудниках, занятых по трудовым договорам

Разбираем с экспертом, как часто нужно подавать отчет и как правильно заполнить форму СЗВ-ТД.

Представлять СЗВ-ТД нужно только по сотрудникам, с которыми у работодателя заключен трудовой договор, в том числе по тем, кто работает по совместительству или дистанционно. По сотрудникам, которые работают по гражданско-правовым договорам, сдавать отчет не нужно.

Особенность отчета в том, что его не нужно подавать регулярно. СЗВ-ТД сдают, только если произошло какое-то кадровое событие:

• сотрудника приняли на работу или уволили;
• сотрудник подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки;
• перевели на другую постоянную работу в рамках компании;
• по решению суда сотрудника лишили права занимать какую-то должность или выполнять работу;
• компанию или должность переименовали, сотруднику присвоили вторую профессию или другую квалификацию с записью в трудовую книжку.

Если кадровых изменений не было, значит, в ПФР сообщать не о чем и отчет сдавать не нужно.

Для разных кадровых событий сроки различаются, собрали их в таблице.

Сдать СЗВ-ТД нужно в электронном виде, если в компании более 10 сотрудников. Если сотрудников 10 и менее, можно сдать на бумаге.

Представлять форму СЗВ-ТД надо в пенсионный фонд по месту учета ИП, компании или обособленного подразделения.

СЗВ-ТД сдают по форме, утвержденной пенсионным фондом. Заполняют форму на основе внутренних документов: приказов, распоряжений, трудовых договоров. На каждого сотрудника оформляют отдельную форму СЗВ-ТД.

Постановление от 25.12.2019 № 730п

Правила заполнения и сдачи СЗВ-ТД по срочным и бессрочным трудовым договорам одинаковые.

Шаблон СЗВ-ТДПример заполнения СЗВ-ТД при приеме на работу

Сведения о страхователе. Сюда вносят стандартную информацию о компании или ИП. Раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» нужно заполнять только работодателю-правопреемнику — если нужно изменить информацию, которую ранее предоставил реорганизованный работодатель.

Сведения о зарегистрированном лице. Нужно внести данные сотрудника, на которого подается форма.

Сведения о трудовой деятельности. В графе 3 нужно написать причину, по которой подается отчет. У каждой причины есть свое название, его пишут заглавными буквами.

Правила заполнения графы 3 таблицы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица»

Графу 4 заполняют в двух случаях:

1. Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, в графе ставят код «РКС».
2. Если в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, — код «МКС».

В графу 5 вписывают название должности — с данными о квалификации и структурном подразделении, как они указаны в трудовом договоре.

Графу 6 «Код выполняемой функции» нужно заполнять при приеме на работу или переводе, при других кадровых событиях это не обязательно. Код берут из общероссийского классификатора занятий.

Общероссийский классификатор занятий

Для СЗВ-ТД нужно выбирать код, который состоит из четырех цифр и контрольного числа.

Примеры кодов для некоторых должностей

Если у сотрудника несколько трудовых функций, выбирают код той, которую сотрудник выполняет больше. Например, бухгалтер выполняет обязанности кассира, но бухгалтерской работы у него больше. Значит, в СЗВ-ТД нужно указать код 2411.6.

Если работодатель подал СЗВ-ТД несвоевременно, предоставил неполную или недостоверную информацию, сдал отчет с ошибками, пенсионный фонд может выписать штраф — от 300 до 500 ₽.

Привлечь к ответственности могут руководителя или уполномоченного им сотрудника, который занимается кадрами.

ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ